Haben Sie die obigen Fragen für sich beantwortet, so beginnt die eigentliche Planung der Büroräume. Der Planungsprozess gliedert sich dabei traditionell in drei aufeinanderfolgende Schritte.
Konzeption und Gestaltung: Open Space Büros effektiv planen
Die effektive Planung von Open Space Büros erfordert eine sorgfältige Konzeption, die sowohl die räumlichen Gegebenheiten als auch die Bedürfnisse der Mitarbeiter*innen berücksichtigt. Eine Studie des Instituts für Sozialwissenschaftliche Forschung zeigt, dass etwa 15 Prozent der Beschäftigten in den letzten fünf Jahren von geschlossenen in offene Büroformen gewechselt sind [Stadler]. Dieser Trend unterstreicht die Notwendigkeit einer durchdachten Gestaltung.
Bei der Konzeption spielen flexible Arbeitsmöglichkeiten eine zentrale Rolle. Das Multispace-Konzept, welches eine Mischung aus offenen und geschlossenen Räumen sowie zusätzliche Sonderflächen für aufgabenorientiertes Arbeiten vorsieht, hat sich als besonders effektiv erwiesen. Dieses Konzept fördert nicht nur die Kommunikation und Transparenz, sondern bietet auch Rückzugsmöglichkeiten für konzentriertes Arbeiten.
Raumaufteilung und Zonierung
Eine kluge Raumaufteilung ist entscheidend für den Erfolg eines Open Space Büros. Dabei sollten verschiedene Arbeitszonen geschaffen werden, die unterschiedliche Tätigkeiten unterstützen. Das Eidgenössische Finanzdepartement empfiehlt in seinem Konzept für kollektive Arbeitsplätze eine Kombination aus Desksharing und dem Multispace-Ansatz. Diese Gestaltung ermöglicht es den Mitarbeiter*innen, je nach Aufgabe den passenden Arbeitsbereich zu wählen.
- Kommunikationszonen für Teamarbeit und Austausch
- Ruhige Bereiche für konzentriertes Arbeiten
- Kreativräume für Brainstorming und innovative Projekte
- Entspannungsbereiche für Pausen und informelle Gespräche
Bei der Planung ist es zudem wichtig, die Arbeitsplätze ergonomisch zu gestalten und auf eine angenehme Raumakustik zu achten. Die konsequente Umsetzung des Open-Space-Konzepts, einschließlich der Aufgabe von Einzelbüros durch Führungskräfte, spielt eine wichtige Rolle für die Akzeptanz und den Erfolg der neuen Büroform [Zhao].
Kommunikation und Zusammenarbeit: Potenziale offener Bürolandschaften nutzen
Open Space Büros bieten einzigartige Möglichkeiten zur Förderung von Kommunikation und Zusammenarbeit. Die offene Gestaltung erleichtert den spontanen Austausch zwischen Kolleg*innen und kann zu einer verstärkten Vernetzung innerhalb des Unternehmens führen. Allerdings zeigen Studien, dass die tatsächlichen Auswirkungen auf die Kommunikation differenziert betrachtet werden müssen.
Entgegen der intuitiven Annahme, dass offene Bürolandschaften automatisch zu mehr persönlicher Interaktion führen, wurde in einer Untersuchung festgestellt, dass die Face-to-Face-Kommunikation in Open Space Büros um etwa 70% abnahm [Bernstein und Turban]. Stattdessen stieg der elektronische Austausch zwischen den Mitarbeiter*innen. Dieses Phänomen unterstreicht die Notwendigkeit, gezielt Maßnahmen zur Förderung persönlicher Interaktionen zu implementieren.
Förderung informeller Kommunikation
Um das volle Potenzial offener Bürolandschaften auszuschöpfen, ist es wichtig, Bereiche für informelle Begegnungen zu schaffen. Diese können in Form von Lounges, Kaffeebars oder Stehtischen realisiert werden. Solche Zonen ermutigen zu spontanen Gesprächen und fördern den abteilungsübergreifenden Austausch. Gleichzeitig sollten klare Kommunikationsrichtlinien etabliert werden, um Störungen zu minimieren und eine Balance zwischen Offenheit und Konzentration zu gewährleisten.
Die Einführung von Kollaborationstools und digitalen Plattformen kann die Zusammenarbeit in Open Space Büros zusätzlich unterstützen. Diese ermöglichen es den Mitarbeiter*innen, flexibel zwischen persönlicher und virtueller Kommunikation zu wechseln, je nach Aufgabe und Situation. Durch die geschickte Integration von Technologie und räumlicher Gestaltung können Unternehmen eine Arbeitsumgebung schaffen, die sowohl den persönlichen Austausch als auch die digitale Zusammenarbeit optimal fördert.
Akustik und Rückzugsmöglichkeiten: Herausforderungen in Open Space Büros meistern
Die akustische Gestaltung stellt eine zentrale Herausforderung in Open Space Büros dar. Untersuchungen zeigen, dass Lärmbelästigung und mangelnde Privatsphäre zu den Hauptkritikpunkten in offenen Bürolandschaften zählen. Eine effektive Akustikplanung ist daher unerlässlich, um die Konzentrationsfähigkeit und das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen zu gewährleisten.
Schallabsorbierende Materialien wie akustisch wirksame Deckenelemente, Trennwände und Bodenbeläge können den Geräuschpegel signifikant reduzieren. Zusätzlich tragen Schallmaskierungssysteme dazu bei, störende Hintergrundgeräusche zu neutralisieren. Diese Systeme erzeugen ein gleichmäßiges Hintergrundrauschen, das die Verständlichkeit von Gesprächen in der Umgebung verringert und somit die Konzentration fördert.
Integration von Rückzugsorten
Neben der akustischen Optimierung spielt die Bereitstellung von Rückzugsmöglichkeiten eine entscheidende Rolle. Stille Arbeitsbereiche, Telefonkabinen und abgeschirmte Meetingräume ermöglichen konzentriertes Arbeiten und vertrauliche Gespräche. Diese Rückzugsorte sollten strategisch im Büroraum verteilt und leicht zugänglich sein, um ihre Nutzung zu fördern.
Die Implementierung eines Buchungssystems für Rückzugsräume kann deren effiziente Nutzung sicherstellen. Flexible Arbeitsplatzkonzepte, bei denen Mitarbeiter*innen je nach Aufgabe zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen wechseln können, unterstützen zusätzlich die individuelle Anpassung an akustische Bedürfnisse. Studien belegen, dass Mitarbeiter*innen in flexiblen Arbeitsumgebungen mit Rückzugsmöglichkeiten eine höhere Zufriedenheit und Produktivität aufweisen als jene in traditionellen Open Space Büros ohne solche Optionen [Bodin Danielsson und Bodin].
Produktivität und Wohlbefinden: Arbeitsumfeld für Mitarbeiter*innen optimieren
Die Optimierung des Arbeitsumfelds in Open Space Büros zielt darauf ab, die Produktivität zu steigern und gleichzeitig das Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen zu fördern. Ein zentraler Aspekt hierbei ist die Berücksichtigung individueller Arbeitsstile und -präferenzen. Flexible Arbeitsplatzkonzepte ermöglichen es den Beschäftigten, je nach Aufgabe und persönlicher Vorliebe den passenden Arbeitsbereich zu wählen.
Ergonomische Aspekte spielen eine entscheidende Rolle für die Gesundheit und Leistungsfähigkeit. Höhenverstellbare Schreibtische, ergonomische Stühle und anpassbare Beleuchtungssysteme tragen dazu bei, physische Beschwerden zu reduzieren und die Konzentrationsfähigkeit zu verbessern. Die Integration von Bewegungselementen, wie Steharbeitsplätze oder kurze Laufstrecken zwischen verschiedenen Arbeitsbereichen, fördert zudem die körperliche Aktivität während des Arbeitstages.
Biophiles Design und Raumklima
Ein oft unterschätzter Faktor für Produktivität und Wohlbefinden ist das biophile Design. Die Integration von natürlichen Elementen wie Pflanzen, Tageslicht und natürlichen Materialien kann stress-reduzierend wirken und die kognitive Leistungsfähigkeit steigern. Studien zeigen, dass Mitarbeiter*innen in Büros mit biophilen Elementen eine höhere Zufriedenheit und Produktivität aufweisen [Johnson].
Die Regulierung des Raumklimas spielt ebenfalls eine wichtige Rolle. Eine optimale Temperatur, ausreichende Luftfeuchtigkeit und regelmäßige Frischluftzufuhr tragen maßgeblich zum Wohlbefinden bei. Intelligente Gebäudetechnik kann hier unterstützen, indem sie Temperatur, Luftqualität und Beleuchtung automatisch an die Bedürfnisse der Nutzer*innen anpasst. Diese Maßnahmen in Kombination mit einer durchdachten Raumgestaltung schaffen ein Arbeitsumfeld, das sowohl die Produktivität als auch das allgemeine Wohlbefinden der Mitarbeiter*innen fördert.
Implementierung und Change Management: Open Space Konzepte erfolgreich einführen
Die erfolgreiche Einführung von Open Space Konzepten erfordert ein durchdachtes Change Management. Der Übergang von traditionellen Bürostrukturen zu offenen Arbeitslandschaften stellt für viele Mitarbeiter*innen eine signifikante Veränderung dar. Ein strukturierter Implementierungsprozess, der die Bedürfnisse und Bedenken aller Beteiligten berücksichtigt, ist daher unerlässlich.
Eine frühzeitige und transparente Kommunikation bildet die Grundlage für eine erfolgreiche Umstellung. Mitarbeiter*innen sollten von Beginn an in den Planungsprozess einbezogen werden, um Akzeptanz zu schaffen und wertvolle Einblicke in die tatsächlichen Arbeitsprozesse zu gewinnen. Pilotprojekte oder Testphasen können dazu beitragen, Konzepte zu erproben und gegebenenfalls anzupassen, bevor sie flächendeckend umgesetzt werden.
Schulungen und Unterstützungsangebote
Die Einführung von Schulungen und Workshops zur effektiven Nutzung der neuen Arbeitsumgebung ist ein wesentlicher Bestandteil des Implementierungsprozesses. Diese Maßnahmen sollten nicht nur die technischen Aspekte abdecken, sondern auch Themen wie Kommunikationsregeln, Zeitmanagement und den Umgang mit potenziellen Ablenkungen in offenen Bürolandschaften behandeln.
Ein kontinuierliches Feedback-System ermöglicht es, die Erfahrungen der Mitarbeiter*innen zu erfassen und das Konzept stetig zu optimieren. Studien zeigen, dass Unternehmen, die einen partizipativen Ansatz bei der Einführung von Open Space Konzepten verfolgen, eine höhere Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität erzielen [Stadler]. Die Etablierung von "Change Agents" oder "Workspace Ambassadors" kann zusätzlich dazu beitragen, den Wandel positiv zu begleiten und als Ansprechpartner*innen für Kolleg*innen zu fungieren.
Quellenverzeichnis
- Bernstein, E. S., & Turban, S. (2018). The impact of the 'open' workspace on human collaboration. Philosophical Transactions of the Royal Society B: Biological Sciences, 373(1753), 20170239.
- Bodin Danielsson, C., & Bodin, L. (2008). Office type in relation to health, well-being, and job satisfaction among employees. Environment and Behavior, 40(5), 636-668.
- Johnson, K. E. (1970). The effects of office design on communication and collaboration. American Institute of Architects.
- Stadler, S. (2021). Open Space Büros: Eine Studie über die Machbarkeit und Umsetzung von offenen Bürostrukturen. Hans-Böckler-Stiftung. https://www.boeckler.de/pdf_fof/97337.pdf
- Zhao, I. (2021). Großraumbüros: Das Büro der Zukunft. Spektrum der Wissenschaft. https://www.spektrum.de/news/grossraumbueros-das-buero-der-zukunft/2181843
Mit einem branchenführenden Team aus erfahrenen Ergonomie-Experten, Physiotherapeuten und professionellen Designern unterstützen wir Sie bei der ergonomischen und kosteneffektiven Einrichtung Ihres Firmenbüros.
Leiterin Einrichtung & Design